Mantendo a integridade do sistema de gestão durante uma crise

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Quando uma organização possui processos e procedimentos bem definidos para a gestão de crise e para prontidão e resposta a emergências, os efeitos negativos podem ser minimizados até mesmo nas situações mais críticas.

Estamos acompanhando, nesta última semana em todo o Brasil, uma das greves mais significativas já vistas, com a paralisação dos caminhoneiros em praticamente todos os estados da nação e no Distrito Federal. Houve adesão em massa destes profissionais, que tinham como algumas de suas exigências a redução no preço do diesel e fim do pedágio para eixo suspenso. O que ninguém imaginava era a proporção que o movimento iria ganhar.

Ainda não é possível contabilizar todos os impactos e resultados finais, mas as principais consequências que já foram observadas são: Postos sem nenhum tipo de combustível para vender aos consumidores, ou vendendo combustível adulterado e/ou com preços abusivos (há registro de gasolina sendo vendida há R$ 10,00/litro); Linhas de ônibus paralisadas por falta de combustível, com milhares de usuários afetados; Mercados municipais, CEASA e feiras livres quase sem alimentos para vender e aqueles que permaneceram com estoque, estão praticando preços altíssimos ou os alimentos estão perecendo; Empresas cancelando auditorias, visitas de clientes, viagens e outros compromissos relevantes ao negócio; Produtores de leite descartando o produto por não ter como transportá-lo até as usinas de beneficiamento. De acordo com a matéria “Granja descarta ovos e pintinhos por falta de ração”, dos jornalistas José Maria Tomazela e Márcia Chiara de O Estado de S. Paulo, publicada em 28/05/2018, em todo o país, especialmente em São Paulo, Paraná e Santa Catarina, já há registro da morte ou perda de 64 milhões de aves e pintinhos, conforme informado pelo diretor da ABPA – Associação Brasileira de Proteína Animal. Isto porque as granjas estão racionando a alimentação por falta de milho, farelo de soja e outros insumos para fazer a ração, que não estão chegando ao destino.

Diante da situação catastrófica, percebemos prejuízos para muitos setores, impactos ambientais sérios (imaginem o descarte e o tratamento de milhares de litros de leite e das milhões de aves perdidas), e riscos enormes para a qualidade dos produtos em geral e para a segurança de alimentos. Será que podemos ter aumento nos casos de fraude dos alimentos? Muitos deles estão se deteriorando nos produtores e nos veículos presos nos bloqueios das rodovias. Poderiam estes alimentos receber outras etiquetas com nova data de validade? Poderiam ser saqueados dos veículos e vendidos no mercado negro? E em relação ao combustível que vai chegar aos postos, será que é confiável?

O que as empresas poderiam fazer para minimizar os efeitos negativos em situações emergenciais críticas? Elencamos aqui algumas recomendações para serem consideradas:

  1. Identificar as potenciais situações emergenciais, crises e cenários que poderiam ter qualquer tipo de impacto no sistema de gestão (seja ele da qualidade, da segurança de alimentos, ambiental), na continuidade do negócio e no atendimento aos requisitos das partes interessadas (stakeholders) – clientes, fornecedores, parceiros, vizinhança, órgãos regulatórios, funcionários, entre outros;
  2. Estabelecer, implementar e manter os processos necessários para preparar-se e responder a potenciais situações emergenciais, por exemplo, elaborando um procedimento documentado para o gerenciamento de crises;
  3. No procedimento, considerar o planejamento de ações para prevenir ou mitigar impactos adversos das emergências; responder às emergências reais; tomar ações para prevenir ou mitigar as consequências decorrentes de situações emergenciais, apropriadas à magnitude da emergência e ao potencial impacto que pode ter no produto, no processo, no sistema de gestão, no atendimento ao cliente, na qualidade, segurança de alimentos e meio ambiente. Pode-se formar um comitê de gerenciamento de crises, para lidar com a situação;
  4. Quando for viável ou factível, conduzir simulados periódicos do procedimento, para testar a adequação das ações de resposta planejadas;
  5. Analisar criticamente e revisar o procedimento de prontidão e resposta a emergências e as ações planejadas, principalmente quando ocorrerem emergências reais ou quando o simulado demonstrar que as ações previstas e planejadas para responder à situação não foram suficientes ou eficazes. Atualizar o procedimento em caso de novos cenários não antes previstos;
  6. Considerar o recolhimento dos produtos, quando necessário;
  7. Prover informações pertinentes, através de comunicação com as partes interessadas (por exemplo, funcionários da empresa, clientes, autoridades regulatórias, acionistas, vizinhança, entre outras) e treinamentos relacionados ao processo de prontidão e resposta a emergências;
  8. Convém que a empresa disponibilize recursos alternativos para trabalhos administrativos (por exemplo, possibilidade de trabalhar em “home office”); adquira seguros para mercadorias, transportes, instalações; desenvolva parceiros e prestadores de serviço, por exemplo, em outras localidades, para suprir uma eventual necessidade de atendimento a clientes; aumente a amostragem de matérias-primas recebidas e análises para liberação (por exemplo, para detectar fraudes), de forma a assegurar a integridade, segurança, qualidade, legalidade e originalidade do material adquirido.

Sua empresa teve impactos significativos com a greve dos caminhoneiros? Já existia um processo definido em sua empresa para gerenciamento de crise e para prontidão e resposta a emergências? Divida conosco a sua experiência. Até a próxima!

Fontes

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Camila Lobo Miret

Formada em Engenharia de Alimentos pela UNICAMP em 2003 e Mestre em Tecnologia Alimentar/Qualidade pela Universidade Nova de Lisboa em 2007, é proprietária da Especia Consultoria em Qualidade, empresa fundada em 2012 e especializada em consultoria e treinamento na área de segurança de alimentos e qualidade para a indústria alimentícia e de embalagens, com foco nas normas FSSC 22000, ISO 22000, ISO 9001, APPCC e BPF. Possui experiência em organismos de certificação reconhecidos, realizando trabalhos como auditora de certificação e instrutora de treinamentos em FSSC 22000, ISO 22000 e ISO 9001, e experiência na área de qualidade e segurança de alimentos em indústrias de massas secas e de produtos derivados de tomate.

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